Das komplette Personal wurde vom kidesia Hauptsystem automatisch ins timesia übertragen.
Falls ihr in eurem System mehrere kidesia Mandante/Standorte hattet wurden die Stammdaten zusammengeführt.
info
Folgende Punkte sind nur relevant wenn ihr die Zeiterfassung einsetzen möchtet, wenn ihr nur die Personalverwaltung im Timesia verwendet möchtet braucht es dies nicht.
Als erster Schritt muss der Administration bei allen Mitarbeitenden eine E-Mail-Adresse hinterlegen.
Die Mitarbeiter erhalten anschliessend eine Bestätigungsmail.
In diesem Bestätigungsemail kann der Mitarbeiter dann sein persönliches Passwort setzen.
Mit dieser Email Adresse und dem gesetzten Passwort meldet sich später der Mitarbeiter in der Zeiterfassung an.
Die jeweiligen E-Mail-Adressen können wie folgt hinterlegt werden:
Links auf Personal gehen
Den gewünschten Mitarbeitenden suchen und rechts auf Details klicken
Unter Infos am Ende der Seite rechts auf Bearbeiten klicken
Die E-Mail-Adresse ergänzen und am Ende der Seite mit Speichern bestätigen
Diesen Vorgang für alle Mitarbeitenden wiederholen
In diesem Schritt wird bei dem Mitarbeitenden sein Vertrag/Arbeitspensum hinterlegt.
Navigation links → `Personal`` auswählen
Den gewünschten Mitarbeitenden suchen und rechts auf Details klicken
In den Reiter Verträge wechseln
Klick auf Vertrag hinzufügen
Unter Vollzeit-Referenz den eben hinzugefügten Vertragsprofile auswählen und die restlichen Informationen eintragen (Es muss nicht zwingend ein Gültig bis Datum gesetzt werden)
Mit Speichern bestätigen. Den Vorgang bei allen Mitarbeitenden wiederholen.
caution
Die Mitarbeitenden können die Zeiterfassung/Abwesenheiten erst ab dem Gültig von Datum hinterlegen.
Das Timesia System berechnet die Anzahl der verbleibenden Ferientage ab dem hinterlegten Gültig von Datum, siehe auch: Berechnungsarten.
Schritt 4: Ferientage und Zeiterfassung übertragen
In diesem Schritt werden nun die verbleibenden Ferientage und die Überzeit/Unterzeit justiert.
Die Berechnung der verbleibenden Ferientage findet sich unter dem Reiter Info in den Personaldaten oder auch unter Berichte → Ferien und dann in dem Reiter Zusammenfassung des Personals.
Wenn nun ein MitarbeiterIn dieses Jahr bereits mehr Ferien/weniger Ferien bezogen hat, als unser Report aufweist muss eine Ferienanpassung hinterlegt werden.
Gleiches gilt für die Überzeit/Unterzeit. Das Zeitsaldo muss bis zu dem Stichtag aus dem Vertrag (Referenz Gültig von) hinterlegt werden.
Zeitanpassungen hinzufügen
Eine Ferienanpassung wird wie folgt hinterlegt:
Navigation links → Personal auswählen
Über Filter oben Mitarbeitenden suchen und rechts auf Details klicken
Oben die gewünschte Rubrik Zeitanpassung wählen
Rechts auf Zeitanpassung hinzufügen klicken und Ferienzeit auswählen
In der ersten Zeile befindet sich ein Datum, auf dieses Datum wird die Ferienanpassung umgesetzt. Standardmässig ist hier der aktuelle Tag ausgewählt.
Unterhalb wird eine Referenz aus dem aktuell gültigen Vertrag angezeigt. Falls hier nichts zu sehen ist, wählen Sie ein Stichtag in der ersten Zeile wo der Vertrag bereits gültig ist.
In dem orangen Bereich die Beschäftigung und die dazugehörige Anzahl Stunden Arbeitszeit pro Tag laut Vertrag angezeigt.
Dies ist wichtig weil ein Ferientag je nach Arbeitspensum eine unterschiedliche Wertigkeit aufweist.
Urlaubszeit hinzufügenDie Stunden pro Tag können mit dem Button `übernehmen` übernommen werden.
Dann die Tage und falls gewünscht eine Beschreibung hinterlegen.
Mit Speichern bestätigen
Eine Zeitanpassung wird wie folgt hinterlegt:
Solche Zeit-/Ferienanpassungen können wie folgt hinterlegt werden:
Navigation links → Personal auswählen
Über Filter oben Mitarbeitenden suchen und rechts auf Details klicken
Oben die gewünschte Rubrik Zeitanpassung wählen
Rechts auf Zeitanpassung hinzufügen klicken und Arbeitszeit auswählen
Bei einer Arbeitszeit wird die zu ergänzende oder entfernende Zeit für einen bestimmten Tag eingeschrieben
